KSeF we wrześniu 2026: sprawdź faktury i uprawnienia

Stan na 9 września 2026 r.
Autor: Redakcja Pragmat

We wrześniu firmy objęte etapowo wdrażanym obowiązkiem KSeF powinny kontrolować już nie tylko konfigurację programu księgowego, lecz także codzienny odbiór i wystawianie faktur. Dotyczy to przedsiębiorców, podatników VAT, pracowników księgowości oraz biur rachunkowych. Najbliższy praktyczny krok to sprawdzenie dokumentów, dostępów i komunikatów technicznych.

Zakres obowiązku trzeba ustalić dla konkretnej firmy

Krajowy System e-Faktur służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów wystawianych według określonego schematu danych. Oficjalny portal Ministerstwa Finansów przedstawia etapy wdrożenia, dokumentację oraz narzędzia przeznaczone dla podatników.

Nie należy jednak zakładać, że identyczne zasady dotyczą każdego podmiotu. Znaczenie mogą mieć między innymi status podatnika, rodzaj transakcji, moment wystawienia dokumentu oraz regulacje przejściowe. Wyjątki, obowiązki najmniejszych firm i ewentualne sankcje trzeba oceniać według aktualnego stanu prawnego oraz indywidualnej sytuacji.

Uprawnienia pracowników i biura rachunkowego wymagają kontroli

Samo działające oprogramowanie nie wystarczy, jeśli faktury obsługują niewłaściwe osoby albo zabraknie dostępu podczas nieobecności pracownika. Firma powinna ustalić, kto może wystawiać i odbierać dokumenty, kto administruje uprawnieniami oraz jaki zakres dostępu otrzymało biuro rachunkowe.

Warto zweryfikować:

• czy aktywne dostępy należą wyłącznie do upoważnionych osób;
• czy byli pracownicy i dawni pełnomocnicy utracili uprawnienia;
• czy biuro rachunkowe ma dostęp odpowiedni do zawartej umowy;
• kto zastępuje głównego operatora podczas urlopu lub awarii;
• czy firma dokumentuje nadawanie i odbieranie dostępów.

Obieg faktury powinien przejść próbę od początku do końca

Najlepszym testem nie jest samo zalogowanie do systemu, lecz prześledzenie całego procesu. Należy sprawdzić, czy program tworzy prawidłową fakturę ustrukturyzowaną, przekazuje ją do KSeF, zapisuje odpowiedź systemu i udostępnia dokument księgowości. Osobnej kontroli wymaga pobieranie faktur zakupowych oraz ich przekazywanie do akceptacji i rozliczenia.

W razie problemu trzeba ustalić, czy jego źródłem jest konfiguracja programu, brak uprawnienia, nieprawidłowa struktura danych czy chwilowa niedostępność usługi. Procedura awaryjna powinna wskazywać osobę odpowiedzialną i sposób późniejszego uporządkowania dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Lista kontroli KSeF na wrzesień 2026

1. Otwórz oficjalny portal KSeF i sprawdź bieżące komunikaty.
2. Potwierdź zakres obowiązku właściwy dla swojej firmy.
3. Porównaj listę użytkowników z aktualnymi pełnomocnictwami.
4. Przetestuj wystawienie, wysłanie, odbiór i zaksięgowanie dokumentu.
5. Sprawdź aktualizacje programu księgowego oraz integracji z KSeF.
6. Zapisz procedurę postępowania na wypadek awarii lub braku dostępu.

Kolejna kontrola powinna nastąpić po zmianie przepisów, aktualizacji oprogramowania, zmianie biura rachunkowego albo pojawieniu się nowego komunikatu Ministerstwa Finansów.

Źródło: Ministerstwo Finansów