KSeF już obowiązuje. Sprawdź firmę przed kolejną fakturą

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmienił sposób wystawiania i odbierania faktur przez polskie firmy. Przed wysłaniem kolejnego dokumentu przedsiębiorca powinien sprawdzić termin właściwy dla swojej grupy, uprawnienia użytkowników, zgodność programu księgowego oraz procedurę działania podczas awarii.

Autor: Redakcja Pragmat

Kogo obejmuje obowiązkowy KSeF

Pierwszy etap objął od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z uwzględnieniem wyjątków i rozwiązań przejściowych przewidzianych w przepisach.

Firma powinna osobno sprawdzić obowiązek wystawiania i odbierania faktur. Data objęcia KSeF może również wpływać na współpracę z kontrahentami, którzy weszli do systemu wcześniej.

Terminy wdrożenia KSeF

Przed zastosowaniem terminu do konkretnej firmy warto sprawdzić aktualne wyjaśnienia na stronach Krajowego Systemu e-Faktur i portalu podatkowego Ministerstwa Finansów.

Uprawnienia i program księgowy wymagają kontroli

Samo posiadanie konta lub programu do fakturowania nie oznacza jeszcze gotowości do pracy. Przed wystawieniem dokumentu należy zweryfikować:

• kto może wystawiać, przeglądać i odbierać faktury w imieniu firmy;
• czy pełnomocnictwa i uprawnienia biura rachunkowego są nadal aktualne;
• czy program obsługuje właściwą strukturę faktury ustrukturyzowanej;
• czy integracja zapisuje numer KSeF, urzędowe potwierdzenia i komunikaty o odrzuceniu;
• kto poprawia dokument, gdy system nie przyjmie go z powodu błędu technicznego lub danych.

Umowa z biurem rachunkowym powinna jasno określać odpowiedzialność za wysłanie faktury, kontrolę jej statusu, odbiór dokumentów zakupowych i reakcję na odrzucenie. Zlecenie księgowości na zewnątrz nie zwalnia przedsiębiorcy z nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentów.

Data wystawienia nie zawsze oznacza przyjęcie przez KSeF

Trzeba rozróżnić datę wskazaną jako data wystawienia od chwili przesłania dokumentu i momentu jego skutecznego przyjęcia przez KSeF. Samo wygenerowanie pliku w programie nie potwierdza, że faktura weszła do systemu.

Dlatego pracownik powinien kontrolować status wysyłki oraz urzędowe potwierdzenie. Dokument odrzucony przez KSeF nie powinien być traktowany tak samo jak faktura skutecznie przyjęta i oznaczona numerem KSeF.

Procedura na wypadek awarii

Firma potrzebuje zapisanej instrukcji określającej, kto rozpoznaje niedostępność KSeF, jak dokumentuje problem i w jakim terminie przesyła faktury po przywróceniu działania systemu. Procedura powinna rozróżniać awarię ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów, niedostępność zapowiedzianą w komunikacie oraz problem po stronie firmy.

Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić bieżące komunikaty Ministerstwa Finansów. Następnie należy potwierdzić działanie integracji, ważność uprawnień i możliwość odebrania potwierdzenia z KSeF.

Źródło: Ministerstwo Finansów